مديريت قراردادهای بين المللی

بدضعیفمتوسطخوبعالی (3.67 از 5)
Loading...Loading...

با تشكر از خانم ژيلا افشين جهت تهيه و ارسال اين مقاله

1- خلاصه اي از كتاب مديريت قراردادهاي بين المللي
نوشته: رضا پاكدامن
( فقط بخش مديريت اجرايي قراردادهاي بين المللي)

2- ترجمه متون جمع آوري شده اينترنتي

• محدوده فعاليتهاي مديريت اجراي قرارداد
• مزاياي مديريت كارآمد در اجراي قرارداد
• اصول مديريت اجراي قرارداد
• نقش هاي مديريت قرارداد
• طرح و برنامه ريزي مديريت اجراي قرارداد
• ريسكهاي مديريت اجراي قرارداد
• ماتريس مديريت اجراي قرارداد
• تيم مديريت اجراي قرارداد
• مسئو ليتهاي مديريت اجراي قرارداد و كارشناسان آن

خلاصه اي از كتاب مديريت قراردادهاي بين المللي

( نوشته: رضا پاكدامن- فقط بخش مديريت اجرايي قراردادهاي بين المللي )
تعريف قرارداد

عقد قرارداد به منظور واگذاري خدمات در قالب واحدها و مراكز ارائه خدمات بهداشتي و درماني و توان بخشي در قالب قوانين و مقررات مالي، اداري و سازماني دولت و در چهارچوب هاي تعريف شده آن امكان پذير است.
قرارداد موافقت نامه اي است بين طرفين قرارداد (كارفرما و پيمانكار) كه آنها را متعهد مي كند به منظور دستيابي به اهداف توافق شده در قالب بودجه اي معين و طي دوره زماني مشخص، اقداماتي را به عمل آورند. همچنين قرارداد مبنايي را براي پايش و و ارزيابي بوجود مي آورد. قرارداد مشخص مي كند كه پرداخت كننده و يا كارفرما در قبال پرداخت مبلغ معيني مي تواند چه انتظاري از مؤسسه ارائه كننده خدمات يا پيمانكار داشته باشد و پيمانكار نيز چه خدماتي ( نوع و حجم خدمت) را ارائه خواهد داد. اهميت قرارداد در اين است كه انتظارات طرفين قرارداد را به طور شفاف نشان مي دهد. همچنين قرارداد مدركي كتبي است كه طرفين را به رعايت مفاد موافقت نامه ملزم مي كند. بديهي است كه قرارداد تحميلي نتايج مطلوبي در بر نخواهد داشت.

در مقدمه قرارداد موضوع و هدف از قرارداد و طرفين آن مشخص مي شود، يعني براي رسيدن به هدف يا هدفهايي قرارداد منعقد مي گردد و دو طرف قرارداد براي دست يافتن به اين اهداف چه كساني هستند. نكته مهمي كه در مقدمه قرارداد بايد مطرح كرد رفتار مورد انتظار طرفين قرارداد است. نگرشها بايد به اين جهت باشد كه دو طرف قرارداد احتمال ريسك اجراي كار را بپذيرندو در چهار چوب قرارداد، فضاي لازم براي نو اوري و ايجاد خلاقيت فراهم گردد. همچنين مشكلات بالقوه اي كه در طي زمان پيش مي آيند مديريت و چاره انديشي شوند، بايد به قرارداد به عنوان ايجاد بخشي از يك فرهنگ مثبت كه اثر بخش و حلال مشكلات است توجه كرد. چنانچه قرارداي به عنوان يك سند يك طرفه بكار آيد سبب ايجاد رفتاري خواهد شد كه مشكلات بالقوه اي ايجاد و به جاي اينكه مديريت شود مخفي
مي گردد.

هر قرارداد شامل سه مرحله شامل:

  • پيش قرارداد
  • مذاكره و تنظيم قرارداد
  • اجراي قرارداد و پي گيري حسن اجراي تعهدات مورد قرارداد كه اين مرحله مديريت و نظارت دقيق تري را مي طلبد.

طرفين قرارداد باستناد به قرارداد تعهدات قراردادي خود را ايفاد مي كنند به اين ترتيب رضايت طرفين قرارداد حاصل مي شود اما در حين اجراي آن مواردي مطرح مي شود كه در هنگام امضاء قرارداد به آن توجه نشده و بنظر نمي آمده، به عبارت ديگر اجراي هر قرارداد به ندرت بدون هيچ مشكلي انجام مي شود بنابر اين مديريت اجراي قرارداد بايد راه حل جهت حل مشكل باشد.
به اين ترتيب لازم است اصلاحاتي در شروط قرارداد به شكل جزيي يا كلي صورت پذيرد، حتي گاهي تفسير هاي متفاوت بعضي از بندهاي قرارداد مشكلاتي را به همراه دارد كه با مذاكره حل و فصل نمي شوند و اختلافات قراردادي مطرح مي شوند و كار به دادگاه و داوري كشيده مي شود. مديريت اجراي قرارداد در تمام مواردي كه در قرارداد لحاظ نشده يا مشكلات پيش بيني نشده اي كه در حين اجراي قرارداد رخ مي دهد ويا صريحاً ٌدر قرارداد تصريح نشده است، بدرستي با توجه به در نظر گرفتن بهترين منافع ممكن براي خود بر اساس ارزيابي دست از موقعيت و استفاده از حق انتخابهاي موجود و با آگاهي كامل از مفاد قرارداد و جدول زماني، كليه اقداماتي كه خود و طرف مقابل بايد انجام دهند را تهيه مي نمايد و از اين طريق او پي گير مراحل اجراي قرارداد است. پي گيري مؤثر از بروز مشكلات جلوگيري مي نمايد و اتخاذ تصميمات درست را بدنبال مي آورد كه حاصل تجزيه و تحليل و ارزيابي است كه قبلاٌ به موقع انجام شده است و نيازمنديهايي كه قبلاٌ مطرح و پاسخ داده شده اند. در پروژه هايي كه به صورت مهندسي است و خريد و ساخت مطرح است برا ي انجام تعهدات نياز به دريافت به موقع اطلاعات مورد نياز است كه توسط بخش بازرگاني و خريد تهيه مي شوند و برقراردادهاي خريد ديگر تاثير مي گذارد به اين ترتيب اجراي قرارداهاي مربوط به پروژه ها كه با مشاركت چندين پيمانكار فرعي انجام ميشود فعاليتهاي بهم پيوستة بسياري را شامل مي شود كه نياز به پي گيري قرارداد دارد. اين اطلاعات تهيه شده در اين فرآيند مي تواند به برنامه ريزي و مديريت بهتر قرارداد منتهي شود.

فرآيند پي گيري قرارداد و اجراي اقدامات جهت پي گيري و برقراري ارتباط با ساير واحدهاي سازمان خريد، فروشندگان ، شركتهاي بيمه و متصديان حمل و نقل و… را شامل مي شود.

پيچيدگيهاي روشهاي مديريت اجرايي قرارداد بسته به ماهيت قرارداد و نوع قرارداد متفاوت است. مديريت اجرايي قرارداد با مشكلاتي چون :

  • تفسير قيد و شرط هاي قرارداد
  • كيفيت محصول
  • اختيار در انتخاب مقدار محصول
  • جدول زماني تحويل
  • تعديل قيمت
  • انقضاي قرارداد
  • ادعاهاو اختلافات
  • شرايط پرداخت

روبروست.

در كيفيت محصول نقش فعال مديريت اجرايي قرارداد نبايد ناديده گرفته شود چون هر گونه تغييراتي در مشخصات از جمله طرح ، عملكرد و مواداوليه يا هر گونه تغيير ديگري در مطابقت كيفي شامل روشهاي بازرسي و تغييراتي در كيفيت، همگي مي توانند مشكلاتي را براي مديريت اجرايي قرارداد ايجاد نمايند چون هر يك از اين تغييرات به معني تغيير در قيود و شروط قرارداد مي باشد.
بند مشخصات محصول در قرارداد، تعيين كنندة محصول بر اساس مشخصات فني، فيزيكي، بازرگاني و غيره است كه به دلايلي ممكن است تغيير كند مثلاٌ معلوم شود كه محصول كارايي لازم را ندارد در اين صورت مديريت اجرايي قرارداد بايد نظر مصرف كننده نهايي در بارة تغييرات پيش نهادي را بررسي نمايد و پس از كسب موافقت با فروشنده در مورد تصويب تغييرات پيش نهادي مذاكره نمايد كه ممكن است قيود ديگر را هم تغيير بدهد.

مشخصات كاركرد مي تواند سبب تغييراتي در جريان اجراي قرارداد گرددكه از سوي خريدار دنبال مي شود. مثلاٌ خريدار متوجه مي شود كه تقاضا براي محصولي كه قرار است توليد شود افزايش يافته است در اين صورت ممكن است ايجاد تغيير در مشخصات كاركرد، ماشين آلات را به منظور افزايش ضريب بازده آن از فروشنده در خواست كند. اين موضوع يك تغيير اساسي و عمده است كه سبب ميشود مذاكرات جديدي را در مورد شرايط كليدي قرارداد مثل قيمت، جدول زماني و تحويل را شامل شود. مشخصات مواد اوليه نيز ممكن است منشا تغييرات بعدي قرارداد باشد مثلاٌ تحويل كالادر دوره اي طولاني تر از زمان مورد توافق در قرارداد انجام شود، در اينجا لازم است كاركنان اجرايي قرارداد اين جايگزيني را بررسي نمايند. اول بايد مطلوبيت فني جانشيني ارزيابي شود، بعد ابعاد قيمت و هزينه جانشيني پيش نهادي را مورد بررسي قرار دهند و بعد بايد تقاضا براي محصول موضوع قرارداد و وضعيت مو جودي كالا ها را جهت رؤيت و اينكه آيا اصولاٌ تحويل تدريجي قابل قبول است يا نه را مورد بررسي قرار دهند.
در كنترل كيفيت نيز ضروري است كه كالاي در يافتي با آنچه در قرارداد خريد مشخص شده است مطابقت داشته باشد جهت تضمين اينكه كالاي در يافتي مطابق شرايط كيفي مورد توافق است نيز بايد تدبيري انديشيد و در اينجا انتخاب هو شيارانه طرف قرارداد احتمال خطر را كم مي نمايد.
صدور گواهي كيفيت به روشهاي:

1 صدور گواهي شخصي
2 صدور گواهي توسط شخص ثالث
3 صدور گواهي توسط بازرسي صادرات اطمينان از مطابقت محصول با استاندارد كيفي را تائيد مي نمايد.

مطالعه كتابهاي راهنماي كيفيت كالا، كه شركت فروشنده معمولاٌجزئيات روشها و تجهيزات و كيفيت خط توليد را مشخص مي نمايد ضروري است. بازديد ، مطالعه روشها و بررسي برنامه تضمين كيفيت و فنون كنترل كيفيتي است كه در اماكن فروشنده اجرا مي شود و گروه كارشناسان مجري اين مطالعه بايد افراد متخصص در زمينه هاي خاص باشند مثل مهندسين كنترل كيفيت.
مميزي كنترل در بازرسي گروه از كارخانة توليد محصول و تهيه گزارشات مميزي كيفيت در جهت اخذ نظرات جامع در مقايسه با بر نامة تضمين كيفيت فروشنده، ، ارزيابي مستقلي است از برنامه تضمين كيفيت يك مؤسسه اقتصادي كه متشكل از چگونگي بررسي رويه ها و سنجش ميزان اجراي آنهاست.
در بارزسي كالا قبل از حمل، بين مرحلة انعقاد قرارداد و مرحلة تحويل كالا به خريدار، مراحل متعددي وجود دارد.
در بازرسي كالا چگونگي انجام بازرسي، تعيين بازرس و مكان بازرسي و همچنين اطمينان از مطابقت مقدار كالاي در شرف حمل با مفاد قرارداد، نو بودن كالا، كيفيت كالا، منبع و منشا ساخت كالا بسيار مهم است كه بازرسي به روشهاي زير انجام مي گيرد.
1 آزمايش
2 كنترل كيفيت آماري
3 صدور پروانه و برنامه هايي مثل “بدون عيب” مطرح مي شوند.

گاهي در جريان قرارداد، خريدار از كاهش يا افزايش در نياز خود به محصول موضوع قرارداد مطمئن نيست. پس يك خريدار دور انديش سعي مي كند در مقابل تغيير در نياز هايش به وسيله درج شروطي در قرارداد براي حق انتخاب در تغيير مقدارقابل اعمال در يك دورة معين از تاريخ تحويل به قيمت مورد توافق خود را بيمه كند. اگر شرايطي براي چنين تغييري در مقدار سفارش وجود داشته باشد مديريت اجراي قرارداد براي نيازهاي جديد و در صورت ضرورت اعمال اختيار مورد توافق در مقدار سفارش، ظرف وقت مقرراقدام لازم را به عمل مي آورد. اما اگر قرارداد افزايش يا كاهش در مقدار سفارش را براي خريد در نظر گرفته باشد و هنوز خريدار مايلي به تغيير در سفارش باشد مديريت اجراي قرارداد مسئول طرح موضوع با فروشنده خواهد بود.
در تهيه مقدمات مذاكرات راجع به قيمت، مديريت اجراي قرارداد مستلزم ارزيابي وضعيت بازار بين المللي براي محصول و جمع آوري اطلاعات بازرگاني ذي ربط و تصميم گيري در مورد يك راهبرد مذاكره مناسب خواهد بود.
برنامه زماني تحويل نيز گاهي مشكلاتي براي اجراي قراردادبوجود مي آورد، مثلاٌ اگر كاهشي در تقاضا وجود داشته باشد خريدار ممكن است ترجيح دهد تاريخ تحويل به تأ خير بيفتد تا اينكه تراكم غير ضروري كالاها ي انبار بوجود نيايد. اگر جهشي در تقاضا باشد ممكن است از طرف ديگر خريدار بخواهد كه برنامه زماني تحويل جلوتر افتد. در هر دو حالت مديريت اجراي قرارداد از خريدار مي خواهد كه با فروشنده وارد مذاكره شود و جهت جلب موافقت وي نسبت به تغييرات پيش نهادي سعي كند.
عواملي مثل تراكم دوره اي بندر، خرابي غير منتظره وسايل تخليه بار، تجهيزات ناكافي براي عمليات بار گيري و تخليه.
مثلاٌ تجمع كشتي در بندرها، وقتي فرآيند پي گيري قراداد احتمال تراكم در بندر را مشخص مي كند كاركنان مديريت اجراي قرارداد بايد به اين وضعييت تطبيق داده شوند. مديريت اجراي قرارداد ارزيابي اختيارات و تصميم گيري در مورد اينكه آيا به فروشنده براي تعويق ارسال محموله مراجعه شود يا نه را نيز به عهده دارد. بعد از امضاء قرارداد در مرحله اجراي آن ممكن است قيمت قرارداد منطبق با وضعيت جديد نباشد و قيمت مستلزم تعديل باشد كه مستلزم تجديد نظر در مورد قيمت هاي قرارداد است.
اين موضوع مي تواند دو علت اساسي داشته باشد:

1 تغيير در حوزه تعهدات فروشنده به موجب تعهدات فروشنده و به موجب قرارداد
2 پيش بيني حق تعديل قيمت در قرارداد

همچنين در بندهاي قرادادي تعديل قيمت در قيمت گذاري وظيفه مديريت اجرايي قرارداد است. مديريت قرارداد تمام چيزي كه لازم دارد جمع آوري قيمتهاي بازار براي تاريخ هاي مر بوطه و معدل گيري مورد توافق است.
در يك قرارداد تعديل به شيوة باز و پرداخت هزينه ها و نيز ارزيابي اسناد و صورت حسابهاي ارائه شده قبل از دستور پرداخت وظيفه مهم مديريت قرارداد است.
در خصوص مقررات تغيير در قيمت از فرمول هاي معيني براي تغيير قيمت استفاده مي شود . اين فرمول در مورد توافق در قرارداد بايد درج شود.
ماداميكه مديريت اجرايي قرارداد در گير جمع آوري داده هاي ضروري از منابع مورد توافق است. مشكل ديگري ممكن است بروز كند كه سبب تغيير در هزينه هاي مواد يا نيروي كار شود. ايجاد يك سيستم مكانيسم تعديل قيمت قابل پيش بيني و بي طرفانه با استفاده از فرمول رياضي مشخص مي تواند مشكل را حل كند.
غالباٌ مفاد قرارداد را پس از امضا كردن فراموش مي كنند بعد ناگهان متوجه تعديل قيمت مي شوند، گاهي تعديل به دليل هزينه هاي نيروي كار است كه آگاهي از شاخص هزينه هاي نيروي كار براي مديريت اجراي قرارداد راه گشا خواهد بود.

مديريت اجراي قرارداد در موارد فسخ قرارداد نيز نقش مهمي به عهده دارد كه در اينجا به آن مختصرٌا اشاره مي شود.

احتمالات فسخ قرارداد شامل موارد زير مي باشد:
1 اجراي قرارداد
2 با توافق متقابل
3 براي تسهيل كار
4 با تخلف

در اين موارد مديريت اجراي قرارداد در گير اندازه گيري دقيق منافع ابطالها و هزينه آن خواهد شد، بنابر اين حتماٌ اين موارد بايد توسط مديريت اجراي قرارداد در قرارداد پيش بيني شود.

ترجمه متون جمع آوري شده اينترنتي

• محدوده فعاليتهاي اجراي قرارداد

(Areas of contract management)

1 برنامه نويسي و مذاكره
2 مديريت مدارك
3 مديريت بنيادي
4 مديريت تعهدات
5 ديد قراردادي و آگاهي از مفاد قرارداد
6 مديريت تغييرات و مصوبات مربوطه
7 هماهنگي مراسلات
8 موافقت نامه هاي اخلاقي

• مزاياي مديريت كارآمددر اجراي قرارداد

(Benefits of Effective Contract Management)

مديريت قرارداد كارآمد شامل همان تعهداتي است كه مديريت اجراي قرارداد به عهده مي گيرد كه شامل موارد زير مي باشد.

1 اطمينان از دريافت و تحويل كالا و سرويسها
2 دستيابي به منافع در روند خريد ها و قراردادها
3 حصول اطمينان از كم كردن هزينه هاي مربوط به ريسكهاي قرارداد در طول اجراي آن
4 افزايش مزاياي مر بوط به فروشندگان و مشتريان
5 ارتقاء و توسعه مستمر در بدعت گذاري هر چه بيشتر
6 ايجاد مزاياي اضافي براي طرفين با ايجاد ارتباطات بهتر
7 آگاهي از ارزش پول در خريد كالاها يا سرويس ها
8 مديريت قرارداد و نظارت بر فروشندگان در جهت دستيابي به اهداف مورد نظر در امور خريد بسيار حائز اهميت است.
قرارداد و نظارت بر فروشندگان در صورتي ارزشمند است كه مزاياي مورد نظر را در طول اجراي قرارداد به درستي تحقق بخشد.
نكته كليدي در مديريت مؤثر در اجراي قرارداد داشتن اطلاعات درست و روشن از نتايج و پيا مدهاي قرارداد است. اين اطلاعات مربوط به فروشندگان و اطمينان از تحويل درست كالاست.

• اصول مديريت اجرا ي قرارداد

(Contract Management Principles)

1 دستيابي به اهداف
2 مديريت قرارداد پيش گيرانه
3 نظارت بر اعمال فروشندگان
4 عهده دار مسئوليت ها بودن به عنوان مشتري
5 اطمينان يافتن از وضوح و صداقت در قرارداد
6 توسعه هر جه بيشتر ارتباطات
7 ارتباط مؤثر و باز خوردها
8 ريسكهاي مديريت

• نقش هاي مديريت اجراي قرارداد

Role of the Contract Management

اطمينان پيدا كردن از موارد زير به عهده مدير قرارداد است:

1 اطمينان از حصول كالا و سرويس ها مطابق با SPEC. ها و شروط قرارداد
2 بازنگري و نظارت بر ريسكهاي قرارداد
3 برقراري ارتباط مؤثر با تمام گروه ها
4 تغييرات ايجاد شده در قرارداد و تصويب آنها مطابق با مفاد قرارداها، سياستها و
خط مشي هاي مرتبط به ان
5 انجام فعاليتهاي مستمر جهت قراردادهاي آتي
6 ثبت اختصاصي مدارك و اسناد
7 اطمينان از دريافت سرويسها و كالاها يي كه صحت آنها قبل از پرداخت پول گواهي
شده اند.

به اين ترتيب شخصي كه كارشناس مديريت قرارداد است در طول عمليات خريد به عنوان Contract
Management انتخاب مي شودكه مديريت خريد و انتخاب فروشنده مناسب را مطابق با دستورالعملهاي دريافتي از سوي هيأت مديره و ديگر سياستهاي مرتبط به آن را به عهده مي گيرد. وقتي كه قرارداد به امضاء طرفين رسيد، مديريت اجراي قرارداد مديريت هاي خاص، نيازمنديها و مسئو ليتهاي ويژه را طرح ريزي مي نمايد.

شرايط مندرج در قرارداد و نحوة برنامه ريزي مديريت قرارداد ونيز قوانين عمومي مسئوليتهاي مديريت قرارداد را تعيين مي كنند. به علاوه مديريت قرارداد نظرات و عقايد را شكل مي دهدو تصميم گيري
مي نمايد. به اين ترتيب انتظار مي رود كه با تكيه به اصول اخلاقي كليه فعاليتهاي مربوط به خريد، فروشندگان و گروگذاريها به بهترين شكل صورت پذيرد.

• طرح و برنامه ريزي مديريت اجراي قرارداد

The Contract Management Plan

CMP يكي از مهم ترين ابزارهاي مديريت قرارداد است. CMP در خريدهايي كه ارزش و ريسك بالايي دارند براي دستيابي به اهداف خاص طرح ريزي مي شود.

CMP شامل موارد زير مي باشد:
1 مشخص كردن اهداف و نتاج قرارداد و چگونگي مديريت قرارداد
2 تعريف نقش ها و وظايف هر يك از طرفين
3 مشخص كردن نحوة برخورد با تغييرات در شرح قرارداد مطابق قرارداد
4 توضيح وظايف ضروري جهت حصول اطمينان از نتايج موفقيت آميز قرارداد و نيز كم كردن ريسك آن

CPM بايد تمام اطلاعات ضروري مورد نياز جهت مديريت قرارداد را داشته باشد تا به كمك آن مديريت مؤثر و قابل اجراي قرارداد ممكن شود.

CMP بايد شامل موارد زير باشد:

1 معيارهاي قابل قبول
2 مديريت ارتباط و دوستي
3 تكميل و تجديد موافقت ها
4 پيشرفت مستمر
5 تغييرات قراداد
6 قراردادهاي قابل تحويل
7 جلسات مديريت قرارداد
8 اطلاعات و داده هاي مديريتي
9 مراحل حل اختلاف
10 خريد درست و مبتني بر اخلاق
11 مديريت مالي
12 ساختار نظارتي
13 عمليات آزمايش و بازرسي فني
14 بيمه ها
15 شاخص هاي انجام كار يا عوامل كليدي موفقيت
16 پرداخت مقاطع كار
17 انجام نظارت و تهيه گزارش ها
18 فعاليتهاي مربوط به كيفيت
19 مديريت ريسك
20 جدول مديريت
21 الزامات قانوني و مقرر
22 آموزش
23 ضمانت نامه ها
مديريت قرارداد بايد متناوباً بهC.M.P) )Contract Management Plan مراجعه نمايد و در صورت ايجاد تغييرات، آن را تغيير دهد يا اصلاح نمايد.

• ريسكهاي مديريت اجراي قرارداد

Contract Management Risk

ريسكها در خريد شامل:

1 عدم موفقيت در برآوردن شرايط مندرج در قرارداد
2 مديريت نامناسب قرارداد
3 تغييرات غير مجاز در قرارداد
4 عدم موفقيت در حصول اهداف استراتژيك خريد
5 فقدان مالكيت فكري
6 تغيير در حجم و وسعت كار
7 كلاهبرداري
8 فقدان ثبت درست اسناد
9 رفتار غير اخلاقي و كشمكش در منافع
10 تغيير يا فقدان افراد كليدي

اين ريسكها بايد در دورة مديريت اجراي قرارداد به حداقل برسند يا حذف شوند. در مواردي كه مشكلات بازرسي يا قانوني بروز مي كند لازم است كه با كمك مشاوران حرفه اي در مراحل اوليه مشكل را حل كند.

• ماتريس مديريت قرارداد

Contract Management Matrix

برنامه ريزي و تصويب پيشنهادات خريد، اساس كار مديريت اجرايي قرارداد است. در برنامه ريزيهاي انجام شده توسط مديريت اجراي قرارداد قبل از انعقاد قرارداد ، قراردادها بر اساس ريسك و Value Quadrant طبقه بندي مي شوند.

اين Quadrant ها به شرح زير هستند:

ريسك بالا /  ارزش زيادQuadrant 4 ريسك زياد /  ارزش كمQuadrant 2
ريسك كم /  ارزش زيادQuadrant 3 ريسك كم   /  ارزش كمQuadrant 1

لزوم مديريت اجراي قرارداد بر اساس ارزش و ريسك قرارداد افزايش مي يابد. براي مثال در قراردادهاي ساده ايي كه ارزش و ريسك كمي دارند، نظارت، ثبت و نگهداري اسناد اصلي و مجوز هاي پرداخت كارهاي مشكلي نيستند اما در قرادادهاي بسيار پيچيده و خيلي استراتژيك با ريسكهاي بالا و ارزشهاي بيشتر جهت نظارت، بايگاني و مجوزهاي پرداخت موارد زير را بايد در نظر گرفت:

  • نقش فعال مديريت قرارداد
  • ايجاد ارتباط بسيار مؤثر و جامع با فروشندگان
  • مكانيزم ارزيابي بسيار جامع

Contract Management Matrix پيوست شمارة 1 حاوي دستورالعملهاي لازم براي هر يك از بخش هاي خريد در طول مدت اجراي قرارداد است.

• تيم مديريت اجراي قرارداد

(Contract Management Team & Lines of Communication)

يك نمونه از تيم مديريت قرارداد و خطوط ارتباطي در زير نشان داده شده است. ( يك مدير اجرايي قرارداد و يك مهندس، يك تيم مديريت قرارداد را تشكيل مي دهند و ارتباطاتشان با بخش هاي ديگر ديده مي شود.

• مسئوليت هاي مدير اجراي قرارداد و كارشناس قرارداد در تيم مديريت اجراي قرارداد

(Administration Contracting Officer’s (ACO) & Contract Specialist’s Responsibilities)

مسئوليت هاي مدير اجراي قرارداد:

1 ايجاد تيم مديريت قرارداد
2 مذاكره با پيمانكار در مورد تغييرات و قيمت قرارداد
3 حل و فصل اختلافات
4 اصلاح ضروري قرارداد به منظور انعكاس تغييرات يا شروط لازم
5 حصول اطمينان از پرداخت هاي فوري در قبال صورت و ضعيتهاي تصديق شده پيمانكار
6 خاتمه دادن به قرارداد در زمان تكميل قرارداد
7 خاتمه قرارداد در صورت لزوم به علت قصور يا تسهيلات
8 جستجوي دستورالعمل يا حمايت از ارگانها و شركتهاي ديگر حقوقي در صورت لزوم
9 تشريفات اداري
10 صورت وضعيتها
11 نگهداري مدارك قرارداد

نقش هماهنگي در كارها:

1 هدايت و راهنمايي پيمانكار در جهت اجراي مفاد قرارداد
2 روشن كردن مفادو شروط قرارداد براي پيمانكار وپاسخ گويي به سؤالات او

نظارت
Surveillance

1 اطمينان از اجراي مفاد قرارداد
2 تهيه گزارشي از ارزيابي اجراي قرارداد به پيمانكار و مشخص كردن الزاماتي از قراردادكه بطور نامناسب انجام شده اند.
3 ثبت و ضبط اطلاعات فعاليتهايي از پيمانكار Contract Performance) Information) كه بر طبق قرارداد به خوبي انجام شده اند.
4 وظايف اين افراد

(COR) Contract Officer Representative
(COTR) Contracting Officer Technical Representative
(QAE) Quality Assurance Evaluator

شامل:
الف) هماهنگي فعاليتها.
ب) رابط موضوعات فني قراردادي پيمانكار بودن
پ)همكاري با مهندسي و مديرخدمات عمومي در خصوص خدمات
ت) بازنگري و هماهنگي فعاليتهاي پيمانكار كه ممكن است روي فعاليتهاي نصب، ما موريت، سيستم، پروژه ها تاثير داشته باشد
ث) هماهنگي مجوزهاي حفاري داده شده به پيمانكار براي بازنگري
ج) خاطر نشان كردن اقدامات اصلي پيمانكار كه ممكن است روي سسيستم پيمانكار يا نياز به پشتيباني پيمانكار تاثير داشته باشد
ج) ارائه شكايتهاي بجاي مشتري به نماينده مدير اجرايي قرارداد (ACO) جهت رسيدگي

نظارت:
Surveillance

1 بازرسي تضمين كيفيت Quality Assurance Surveillance) ) QASP
2 يكي سازي فعاليت هاي پيمانكارو استانداردها در بازرسي تضمين كيفيت.
3 اطمينان از انجام كارها بر طبق استانداردهايي كه در قرارداد مطرح شده.
4 Update كردن و ثبت اطلاعات QASP كه در نتيجه تغييرات در قرارداد حاصل شده اند.
5 نظارت و ثبت مدارك مربوط به پيمانكار مطابق باQASP.
6 سرپرستي و نظارت در Maintenance و operation (O & M ) كه حتماٌ مطابق با قرارداد و استانداردها باشد.
7 بازنگري مدارك پيمانكار جهت اطمينان از اينكه آنها با بخش نصب همكاري دارند و همه فعاليتهاي روزانه، در خواست خدمات اضطراري، خدمات مختصر، مجوزهاي حفاري، استانداردهاي جديد ساخت ، همگي با توجه به شروط قرارئائ انجام مي شوند.
8 بازنگري مدارك در يافت شده ماهانه از پيمانكار جهت اطمينان از دسترسي و تكميل كار.
9 سرپرستي و نظارت بر فعاليتهاي پيمانكار حهت تاييديه مطابق بودن با قرارداد.
10 بازنگري Monthly Invoice پيمانكار.
11 پي گيري و تاييد پيشرفت اقتصادي سيستم.
12 گزارش فعاليتهاي پيمانكار به (ACO)

وظايف مهندسي و مديريت خدمات عمومي

Base Civil Engineer (BCE) / director of public works (DPW)

وظايفشان توضيح الزامات نصب جهت خدمات مي باشد اين شروط مربوط به پيمانكار مي شود كه از طريق (ACO) بيان مي شوند. و شامل:

مديريت اجرايي:
الف) بودجه بندي و برنامه ريزي براي خدمات انحصاري قرارداد
ب) بازنگري مدارك پيمانكار جهت اطمينان از درستي انجام كار
پ) تهيه باز خورد فعاليت پيمانكار جهت COR
ت)ايجاد ارتباطا ت يا قطع ارتباطات در سيستم خدمات
ث) تغيير درايجاد ارتباطاتي كه سيستم خدمات را تحت تا ثير قرار مي دهد

هماهنگي در كار

الف) هماهنگي كار از نظر زماني
ب) تهيه جداول فعاليتهاي ساخت كه مي تواند در سيستم خدمات مؤثر باشد
پ) بازنگري و تاييد مجوزهاي حفاري ارائه شده توسط پيمانكار
ت)اضافه كردن پيمانكار به عنوان سرپرست و ناظر و تصويب كننده جهت خدمات در جريان اخذ مجوز حفاري نصب
ث) اطمينان از اولويت بندي و درستي در خواست خدمات ضروري و اضطراري

وظايف بخش ايمني

نظارت در امور:
الف) بازنگري مدارك و فعاليتهاي پيمانكار در خصوص ايمني پرسنل و درستي انجام كار
ب) تهيه مدارك از فعاليتهاي ايمن پيمانكار جهت (COR)

وظايف كارسناس محيط زيست:
بررسي فعاليتهاي پيمانكار و نيز بررسي و تجزيه و تحليل تا ثيرات محيطي آن در طول دوره نصب

نظارت و بازرسي شامل:
الف) نظارت و بازرسي دوره اي فعاليتها و مدارك پيمانكار براي اطمينان يافتن از صحت انجام كار توسط پيمانكار بدون ايجاد خسارات محيط زيستي
ب) ارزيابي پاسخ هاي پيمانكار جهت مطابقت داشتن با قوانين و مقررات
پ) بررسي دوره اي فعاليتهاي پر خطر پيمانكار
ت) تحقيق و بررسي جهت تهيه وسايل ايمن سازي بر طبق Data Sheet ها توسط پيمانكار و ارسال آن به محل نصب جهت پرسنل به شكل دوره اي
ث)تحقيق و بررسي دوره اي مدارك جهت آگاهي يافتن از تاييد و قبول مواد خطر ناك و نيز طرز استفاده درست از مصالح و انهدام ضايعات و همچنين برنامه ريزي جهت مصرف درست مواد و بازيافت آن
ج) تهيه گزارش از فعاليتهاي پيمانكار و تحويل به (COR)

در ادامه بخش هاي زير مطرح مي شوند:

• Submittal, invoicing and payments
• Quality assurance surveillance plan

Procedure همان است كه در موارد قبلي گفته شد با اين تفاوت كه هر يك از اين بخش ها موضوعات مربوط به خود را دارند و بنا بر ماهيت سازماني فعاليتهاي مخصوص به خود را انجام مي دهند و كارشناسان مخصوص خود را دارند اما مديريت اجراي قرارداد در آنها به همان شيوهاي است كه در موارد قبلي توضيح داده شد. ( در صورت لزوم اين دو بخش نيز ترجمه مي شوند).

پيوست شماره 1

ماتريس مديريت اجراي قرارداد (Contract Management Matrix)

Quadrantارزش زياد/ريسك زياد Quadrantارزش زياد/ريسك كم Quadrantارزش كم/ريسك زياد Quadrantارزش كم/ريسك كم
فهم و تعريف لزوم مديريت اجراي قرارداد
قرارداد انعقاد يافته است
يك مدير قرارداد جهت مديريت قرارداد منصوب شده است
بي توجهي مديرت قرارداد به تعهدات
اهداف و لزوم مديريت اجراي قرارداد در دستورالعمل طرح و برنامه مشخص شده است
يك برنامه مديريت اجراي قرارداد به صورت مشخص در دستورالعمل ايجاد شده است
يك طرح مديريت ريسك ويژه تهيه شده است
لزوم جلسات دولتي
حصول اطمينان از اينكه تمامي سياستگزاريها، خط مشي ها و قانونگزاريها با دستورالعملهاي صادره از سوي هيأت خريد و دستورالعملهاي مربوط به بخش خصوصي، مالكيت فكري، موافقتنامه هاي مربوط به تجارت آزاد و … مطابقت دارد
تعريف زمينه هاي فعاليت مديريت اجراي قرارداد
تشخيص مشاجرات واقعي يا بالقوه در منافع و چگونگي رسيدگي به آنها
تشخيص و مديريت ريسكهاي مشخص شده اي كه در طرح مديريت اجراي قرارداد ديده مي شود
تعيين عمليات مديريت اجراي قرارداد
در اينجا اضافه كردن لزوم اهداف مديريت اجراي قراداد
در اينجا اضافه كردن لزوم وجود طرح مديريت اجراي قراداد
نظارت و بازرسي فعاليتهاي فروشندگان در مقابل اهداف قرارداد
نظارت بر فعاليتهاي فروشندگان در قبال شروط قرارداد و شاخص هاي كليدي انجام كار
جريانClaimهاي پرداخت بر طبق قرارداد
ايجاد و نگهداري اسناد و بايگاني درست از ارتباطات با فروشندگان
ايجاد بايگاني قابل اعتماد به صورت كاغذي يا الكترونيكي از تمام فعاليتهاي متقابل فروشنده
ثبت پيشرفت در مقاطع كاري و زماني
جستجوي بازخورد تهيه كننده از مشتريان و گروگذاران
در صورت لزوم تشكيل جلسه با فروشندگان
تشكيل جلسات منظم جهت بازنگري قرارداد با فروشندگان و ثبت نتايج حاصله(به صورت هفتگي، ماهانه، سه ماه يكبار و سالانه)
تقاضاها و بدست آوردن تأييدهاي مناسب براي تغييرات در قرارداد برطبق قرارداد،  طرح مديريت اجراي قرارداد و سياستهاي هيأت مديره
رفع هرگونه اختلاف و مديرت موضوعات به طور سريع و از راههاي غيررسمي در صورت لزوم
تهيه خلاصه گزارشهاي منظم براي مدير ارشد(در صورت لزوم اخذ نظر كميسيون)
بازنگري سالانه مديريت اجراي قرارداد
انجام امور مميزي و بازديد از سايت
تهيه گزارشهاي منظم از فروشندگان برتر و مقدم براي جلسات بازنگري
نظارت و بازنگري ريسكهاي مشخص شده در طرح مديريت اجراي قرارداد


کلمات جستجو شده:

  • مدیریت قرارداد
  • قراردادهای بین المللی
  • مدیریت ریسک در قراردادهای نفتی
  • مدیریت قراردادها
  • قرارداد بین مشتریوفروشنده
  • مشکل ترجمه قرارداد های بین المللی
  • نقش بیمه در قراردادهای بین المللی
  • نمونه قراردادهاي بين المللي فروش
  • پاورپوینت انواع قراردادهای شرکت نفت
  • کارشناس قراردادهای بین المللی

21 نظر برای مديريت قراردادهای بين المللی

  1. جلیل ابراهیم زاده
    دسامبر 9, 2013

    با سلام
    ضمن تشکر از مطالب خوبتان خواهشمندم این فایل و مسایل مربوط به قراداد ها را برای من ارسال کنید و
    از زحمات شما تشکر میکنم

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  2. آزاده موسایی نژاد
    دسامبر 5, 2013

    با سلام خسته نباشید خدمت جناب عالی
    مطالب بسیار مفیدی بود ممنون می شم اکه مقاله رو برام ایمیل کنید
    با تشکر از زحمات شما

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  3. احسان
    جولای 4, 2013

    با سلام و دعای خیر
    در صورتی که مقاله را برایم ایمیل نمائید ممنون می شم

    رتبه دهید: Thumb up 1 Thumb down 0

  4. sadat
    می 7, 2013

    سلام خسته نباشی
    درمورد مقاله خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی به جهت استفاده فروان خواهشمند است مطلب را به آدرس اینجانب ایمیل بفرایید. با کمال تشکر فراوان farzad.eskandari@yahoo.com

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  5. اکبری
    فوریه 13, 2013

    با تشکر فراوان. خیلی مفید و پرمغز است.
    در صورت امکان برای بنده ارسال بفرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  6. nima
    فوریه 9, 2013

    با سلام لطفا در صورت امکان متن این مفاله را برای من هم ایمیل کنید . از توجه شما متشکرم

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  7. عباس برزگرزاده
    دسامبر 31, 2012

    عالی بود لطفا”ایمیل کنید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  8. hassan tavakoli
    دسامبر 1, 2012

    ba salam lotfan dar sorate emkan matne fogh ra jahat motale va bahre bardari ersal konid ba tashakor

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  9. babakch
    نوامبر 17, 2012

    با درود
    مقاله بسسیار عالی بود با سپاس از زحماتتان .
    اگر برایتان امکان دارد برای اینجانب این فایل را ارسال نمایید .
    سپاس بی پایان
    بابک

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  10. جواد
    آوریل 20, 2012

    اگه ممکنه برای من هم ارسال کنید متاسفانه نتونستم کپی کنم نمی دونم مریم خانوم چطور کپی کردن

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  11. علي
    آوریل 14, 2012

    با سلام احتراما” در صورت امكان مقاله را ايميل بفرماييد

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  12. علي
    آوریل 14, 2012

    با سلام احتراما” در صورت امكان برايم ايميل بفرماييد

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  13. م ع م
    مارس 30, 2012

    سلام باتشکراززحمت علمی که کشیدیداگرممکنه بام ایمل کنیداگردرخصوص بررسی ریسک قراردادهای بین المللی هم مقاله داریدلطفاارسال کنید

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  14. مژده ظریفی
    فوریه 14, 2012

    از مطلب بسیار مفید و کاربردی شما خیلی سپاس گزارم .

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  15. مریم
    ژانویه 16, 2012

    خب خودتون کپی کنید !!!!!!

    خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی*
    نوشته: رضا پاکدامن
    ( فقط بخش مدیریت اجرایی قراردادهای بین المللی)

    *۲- ترجمه متون جمع آوری شده اینترنتی*

    • محدوده فعالیتهای مدیریت اجرای قرارداد
    • مزایای مدیریت کارآمد در اجرای قرارداد
    • اصول مدیریت اجرای قرارداد
    • نقش های مدیریت قرارداد
    • طرح و برنامه ریزی مدیریت اجرای قرارداد
    • ریسکهای مدیریت اجرای قرارداد
    • ماتریس مدیریت اجرای قرارداد
    • تیم مدیریت اجرای قرارداد
    • مسئو لیتهای مدیریت اجرای قرارداد و کارشناسان آن

    *خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی*

    سخته !!!!!

    رتبه دهید: Thumb up 3 Thumb down 2

  16. الهه نعمانی
    ژانویه 10, 2012

    این مطالب بسیار مفید بود ، در صورت امکان این مقاله رو به آدرس ایمیل اینجانب ارسال کنید. با سپاس فراوان

    رتبه دهید: Thumb up 2 Thumb down 0

  17. ساجده
    دسامبر 26, 2011

    لطفاً در صورت امکان، مقاله فوق به اینجانب نیز ارسال گردد. با تشکر.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  18. مجید عاشورنیا
    نوامبر 18, 2011

    با سلام
    خواهشمند است در صورت امکان مقاله یاد شده را به ایمیل اینجانب نیز ارسال فرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  19. Taghizadeh
    جولای 25, 2011

    با سلام و تشکر فراوان.
    بسیار مطلب مفید و قابل استفاده ای است. به جهت استفاده فراوان خواهشمند است مطلب را به آدرس اینجانب ایمیل بفرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  20. محمد
    ژانویه 18, 2011

    با تشكر، امكان ارسال اصل مقاله وجود ندارد در صورت هر گونه سوال خاص در باره مقاله مورد نظر از طريق ايميل تماس حاصل فرماييد.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  21. حميد جعفري
    ژانویه 17, 2011

    با تشكر از خانم ژيلا افشين ، مستدعيست در صورت امكان مقاله مذكور را به آدرس ايميل اينجانب ارسال بفرمائيد.
    با تشكر – جعفري

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شما می‌توانید از این دستورات HTML استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>