مدیریت قراردادهای بین المللی

بدضعیفمتوسطخوبعالی (3.67 از 5)
Loading ... Loading ...

با تشکر از خانم ژیلا افشین جهت تهیه و ارسال این مقاله

۱- خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی
نوشته: رضا پاکدامن
( فقط بخش مدیریت اجرایی قراردادهای بین المللی)

۲- ترجمه متون جمع آوری شده اینترنتی

• محدوده فعالیتهای مدیریت اجرای قرارداد
• مزایای مدیریت کارآمد در اجرای قرارداد
• اصول مدیریت اجرای قرارداد
• نقش های مدیریت قرارداد
• طرح و برنامه ریزی مدیریت اجرای قرارداد
• ریسکهای مدیریت اجرای قرارداد
• ماتریس مدیریت اجرای قرارداد
• تیم مدیریت اجرای قرارداد
• مسئو لیتهای مدیریت اجرای قرارداد و کارشناسان آن

خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی

( نوشته: رضا پاکدامن- فقط بخش مدیریت اجرایی قراردادهای بین المللی )
تعریف قرارداد

عقد قرارداد به منظور واگذاری خدمات در قالب واحدها و مراکز ارائه خدمات بهداشتی و درمانی و توان بخشی در قالب قوانین و مقررات مالی، اداری و سازمانی دولت و در چهارچوب های تعریف شده آن امکان پذیر است.
قرارداد موافقت نامه ای است بین طرفین قرارداد (کارفرما و پیمانکار) که آنها را متعهد می کند به منظور دستیابی به اهداف توافق شده در قالب بودجه ای معین و طی دوره زمانی مشخص، اقداماتی را به عمل آورند. همچنین قرارداد مبنایی را برای پایش و و ارزیابی بوجود می آورد. قرارداد مشخص می کند که پرداخت کننده و یا کارفرما در قبال پرداخت مبلغ معینی می تواند چه انتظاری از مؤسسه ارائه کننده خدمات یا پیمانکار داشته باشد و پیمانکار نیز چه خدماتی ( نوع و حجم خدمت) را ارائه خواهد داد. اهمیت قرارداد در این است که انتظارات طرفین قرارداد را به طور شفاف نشان می دهد. همچنین قرارداد مدرکی کتبی است که طرفین را به رعایت مفاد موافقت نامه ملزم می کند. بدیهی است که قرارداد تحمیلی نتایج مطلوبی در بر نخواهد داشت.

در مقدمه قرارداد موضوع و هدف از قرارداد و طرفین آن مشخص می شود، یعنی برای رسیدن به هدف یا هدفهایی قرارداد منعقد می گردد و دو طرف قرارداد برای دست یافتن به این اهداف چه کسانی هستند. نکته مهمی که در مقدمه قرارداد باید مطرح کرد رفتار مورد انتظار طرفین قرارداد است. نگرشها باید به این جهت باشد که دو طرف قرارداد احتمال ریسک اجرای کار را بپذیرندو در چهار چوب قرارداد، فضای لازم برای نو اوری و ایجاد خلاقیت فراهم گردد. همچنین مشکلات بالقوه ای که در طی زمان پیش می آیند مدیریت و چاره اندیشی شوند، باید به قرارداد به عنوان ایجاد بخشی از یک فرهنگ مثبت که اثر بخش و حلال مشکلات است توجه کرد. چنانچه قراردای به عنوان یک سند یک طرفه بکار آید سبب ایجاد رفتاری خواهد شد که مشکلات بالقوه ای ایجاد و به جای اینکه مدیریت شود مخفی
می گردد.

هر قرارداد شامل سه مرحله شامل:

  • پیش قرارداد
  • مذاکره و تنظیم قرارداد
  • اجرای قرارداد و پی گیری حسن اجرای تعهدات مورد قرارداد که این مرحله مدیریت و نظارت دقیق تری را می طلبد.

طرفین قرارداد باستناد به قرارداد تعهدات قراردادی خود را ایفاد می کنند به این ترتیب رضایت طرفین قرارداد حاصل می شود اما در حین اجرای آن مواردی مطرح می شود که در هنگام امضاء قرارداد به آن توجه نشده و بنظر نمی آمده، به عبارت دیگر اجرای هر قرارداد به ندرت بدون هیچ مشکلی انجام می شود بنابر این مدیریت اجرای قرارداد باید راه حل جهت حل مشکل باشد.
به این ترتیب لازم است اصلاحاتی در شروط قرارداد به شکل جزیی یا کلی صورت پذیرد، حتی گاهی تفسیر های متفاوت بعضی از بندهای قرارداد مشکلاتی را به همراه دارد که با مذاکره حل و فصل نمی شوند و اختلافات قراردادی مطرح می شوند و کار به دادگاه و داوری کشیده می شود. مدیریت اجرای قرارداد در تمام مواردی که در قرارداد لحاظ نشده یا مشکلات پیش بینی نشده ای که در حین اجرای قرارداد رخ می دهد ویا صریحاً ٌدر قرارداد تصریح نشده است، بدرستی با توجه به در نظر گرفتن بهترین منافع ممکن برای خود بر اساس ارزیابی دست از موقعیت و استفاده از حق انتخابهای موجود و با آگاهی کامل از مفاد قرارداد و جدول زمانی، کلیه اقداماتی که خود و طرف مقابل باید انجام دهند را تهیه می نماید و از این طریق او پی گیر مراحل اجرای قرارداد است. پی گیری مؤثر از بروز مشکلات جلوگیری می نماید و اتخاذ تصمیمات درست را بدنبال می آورد که حاصل تجزیه و تحلیل و ارزیابی است که قبلاٌ به موقع انجام شده است و نیازمندیهایی که قبلاٌ مطرح و پاسخ داده شده اند. در پروژه هایی که به صورت مهندسی است و خرید و ساخت مطرح است برا ی انجام تعهدات نیاز به دریافت به موقع اطلاعات مورد نیاز است که توسط بخش بازرگانی و خرید تهیه می شوند و برقراردادهای خرید دیگر تاثیر می گذارد به این ترتیب اجرای قرارداهای مربوط به پروژه ها که با مشارکت چندین پیمانکار فرعی انجام میشود فعالیتهای بهم پیوستة بسیاری را شامل می شود که نیاز به پی گیری قرارداد دارد. این اطلاعات تهیه شده در این فرآیند می تواند به برنامه ریزی و مدیریت بهتر قرارداد منتهی شود.

فرآیند پی گیری قرارداد و اجرای اقدامات جهت پی گیری و برقراری ارتباط با سایر واحدهای سازمان خرید، فروشندگان ، شرکتهای بیمه و متصدیان حمل و نقل و… را شامل می شود.

پیچیدگیهای روشهای مدیریت اجرایی قرارداد بسته به ماهیت قرارداد و نوع قرارداد متفاوت است. مدیریت اجرایی قرارداد با مشکلاتی چون :

  • تفسیر قید و شرط های قرارداد
  • کیفیت محصول
  • اختیار در انتخاب مقدار محصول
  • جدول زمانی تحویل
  • تعدیل قیمت
  • انقضای قرارداد
  • ادعاهاو اختلافات
  • شرایط پرداخت

روبروست.

در کیفیت محصول نقش فعال مدیریت اجرایی قرارداد نباید نادیده گرفته شود چون هر گونه تغییراتی در مشخصات از جمله طرح ، عملکرد و مواداولیه یا هر گونه تغییر دیگری در مطابقت کیفی شامل روشهای بازرسی و تغییراتی در کیفیت، همگی می توانند مشکلاتی را برای مدیریت اجرایی قرارداد ایجاد نمایند چون هر یک از این تغییرات به معنی تغییر در قیود و شروط قرارداد می باشد.
بند مشخصات محصول در قرارداد، تعیین کنندة محصول بر اساس مشخصات فنی، فیزیکی، بازرگانی و غیره است که به دلایلی ممکن است تغییر کند مثلاٌ معلوم شود که محصول کارایی لازم را ندارد در این صورت مدیریت اجرایی قرارداد باید نظر مصرف کننده نهایی در بارة تغییرات پیش نهادی را بررسی نماید و پس از کسب موافقت با فروشنده در مورد تصویب تغییرات پیش نهادی مذاکره نماید که ممکن است قیود دیگر را هم تغییر بدهد.

مشخصات کارکرد می تواند سبب تغییراتی در جریان اجرای قرارداد گرددکه از سوی خریدار دنبال می شود. مثلاٌ خریدار متوجه می شود که تقاضا برای محصولی که قرار است تولید شود افزایش یافته است در این صورت ممکن است ایجاد تغییر در مشخصات کارکرد، ماشین آلات را به منظور افزایش ضریب بازده آن از فروشنده در خواست کند. این موضوع یک تغییر اساسی و عمده است که سبب میشود مذاکرات جدیدی را در مورد شرایط کلیدی قرارداد مثل قیمت، جدول زمانی و تحویل را شامل شود. مشخصات مواد اولیه نیز ممکن است منشا تغییرات بعدی قرارداد باشد مثلاٌ تحویل کالادر دوره ای طولانی تر از زمان مورد توافق در قرارداد انجام شود، در اینجا لازم است کارکنان اجرایی قرارداد این جایگزینی را بررسی نمایند. اول باید مطلوبیت فنی جانشینی ارزیابی شود، بعد ابعاد قیمت و هزینه جانشینی پیش نهادی را مورد بررسی قرار دهند و بعد باید تقاضا برای محصول موضوع قرارداد و وضعیت مو جودی کالا ها را جهت رؤیت و اینکه آیا اصولاٌ تحویل تدریجی قابل قبول است یا نه را مورد بررسی قرار دهند.
در کنترل کیفیت نیز ضروری است که کالای در یافتی با آنچه در قرارداد خرید مشخص شده است مطابقت داشته باشد جهت تضمین اینکه کالای در یافتی مطابق شرایط کیفی مورد توافق است نیز باید تدبیری اندیشید و در اینجا انتخاب هو شیارانه طرف قرارداد احتمال خطر را کم می نماید.
صدور گواهی کیفیت به روشهای:

۱ صدور گواهی شخصی
۲ صدور گواهی توسط شخص ثالث
۳ صدور گواهی توسط بازرسی صادرات اطمینان از مطابقت محصول با استاندارد کیفی را تائید می نماید.

مطالعه کتابهای راهنمای کیفیت کالا، که شرکت فروشنده معمولاٌجزئیات روشها و تجهیزات و کیفیت خط تولید را مشخص می نماید ضروری است. بازدید ، مطالعه روشها و بررسی برنامه تضمین کیفیت و فنون کنترل کیفیتی است که در اماکن فروشنده اجرا می شود و گروه کارشناسان مجری این مطالعه باید افراد متخصص در زمینه های خاص باشند مثل مهندسین کنترل کیفیت.
ممیزی کنترل در بازرسی گروه از کارخانة تولید محصول و تهیه گزارشات ممیزی کیفیت در جهت اخذ نظرات جامع در مقایسه با بر نامة تضمین کیفیت فروشنده، ، ارزیابی مستقلی است از برنامه تضمین کیفیت یک مؤسسه اقتصادی که متشکل از چگونگی بررسی رویه ها و سنجش میزان اجرای آنهاست.
در بارزسی کالا قبل از حمل، بین مرحلة انعقاد قرارداد و مرحلة تحویل کالا به خریدار، مراحل متعددی وجود دارد.
در بازرسی کالا چگونگی انجام بازرسی، تعیین بازرس و مکان بازرسی و همچنین اطمینان از مطابقت مقدار کالای در شرف حمل با مفاد قرارداد، نو بودن کالا، کیفیت کالا، منبع و منشا ساخت کالا بسیار مهم است که بازرسی به روشهای زیر انجام می گیرد.
۱ آزمایش
۲ کنترل کیفیت آماری
۳ صدور پروانه و برنامه هایی مثل “بدون عیب” مطرح می شوند.

گاهی در جریان قرارداد، خریدار از کاهش یا افزایش در نیاز خود به محصول موضوع قرارداد مطمئن نیست. پس یک خریدار دور اندیش سعی می کند در مقابل تغییر در نیاز هایش به وسیله درج شروطی در قرارداد برای حق انتخاب در تغییر مقدارقابل اعمال در یک دورة معین از تاریخ تحویل به قیمت مورد توافق خود را بیمه کند. اگر شرایطی برای چنین تغییری در مقدار سفارش وجود داشته باشد مدیریت اجرای قرارداد برای نیازهای جدید و در صورت ضرورت اعمال اختیار مورد توافق در مقدار سفارش، ظرف وقت مقرراقدام لازم را به عمل می آورد. اما اگر قرارداد افزایش یا کاهش در مقدار سفارش را برای خرید در نظر گرفته باشد و هنوز خریدار مایلی به تغییر در سفارش باشد مدیریت اجرای قرارداد مسئول طرح موضوع با فروشنده خواهد بود.
در تهیه مقدمات مذاکرات راجع به قیمت، مدیریت اجرای قرارداد مستلزم ارزیابی وضعیت بازار بین المللی برای محصول و جمع آوری اطلاعات بازرگانی ذی ربط و تصمیم گیری در مورد یک راهبرد مذاکره مناسب خواهد بود.
برنامه زمانی تحویل نیز گاهی مشکلاتی برای اجرای قراردادبوجود می آورد، مثلاٌ اگر کاهشی در تقاضا وجود داشته باشد خریدار ممکن است ترجیح دهد تاریخ تحویل به تأ خیر بیفتد تا اینکه تراکم غیر ضروری کالاها ی انبار بوجود نیاید. اگر جهشی در تقاضا باشد ممکن است از طرف دیگر خریدار بخواهد که برنامه زمانی تحویل جلوتر افتد. در هر دو حالت مدیریت اجرای قرارداد از خریدار می خواهد که با فروشنده وارد مذاکره شود و جهت جلب موافقت وی نسبت به تغییرات پیش نهادی سعی کند.
عواملی مثل تراکم دوره ای بندر، خرابی غیر منتظره وسایل تخلیه بار، تجهیزات ناکافی برای عملیات بار گیری و تخلیه.
مثلاٌ تجمع کشتی در بندرها، وقتی فرآیند پی گیری قراداد احتمال تراکم در بندر را مشخص می کند کارکنان مدیریت اجرای قرارداد باید به این وضعییت تطبیق داده شوند. مدیریت اجرای قرارداد ارزیابی اختیارات و تصمیم گیری در مورد اینکه آیا به فروشنده برای تعویق ارسال محموله مراجعه شود یا نه را نیز به عهده دارد. بعد از امضاء قرارداد در مرحله اجرای آن ممکن است قیمت قرارداد منطبق با وضعیت جدید نباشد و قیمت مستلزم تعدیل باشد که مستلزم تجدید نظر در مورد قیمت های قرارداد است.
این موضوع می تواند دو علت اساسی داشته باشد:

۱ تغییر در حوزه تعهدات فروشنده به موجب تعهدات فروشنده و به موجب قرارداد
۲ پیش بینی حق تعدیل قیمت در قرارداد

همچنین در بندهای قرادادی تعدیل قیمت در قیمت گذاری وظیفه مدیریت اجرایی قرارداد است. مدیریت قرارداد تمام چیزی که لازم دارد جمع آوری قیمتهای بازار برای تاریخ های مر بوطه و معدل گیری مورد توافق است.
در یک قرارداد تعدیل به شیوة باز و پرداخت هزینه ها و نیز ارزیابی اسناد و صورت حسابهای ارائه شده قبل از دستور پرداخت وظیفه مهم مدیریت قرارداد است.
در خصوص مقررات تغییر در قیمت از فرمول های معینی برای تغییر قیمت استفاده می شود . این فرمول در مورد توافق در قرارداد باید درج شود.
مادامیکه مدیریت اجرایی قرارداد در گیر جمع آوری داده های ضروری از منابع مورد توافق است. مشکل دیگری ممکن است بروز کند که سبب تغییر در هزینه های مواد یا نیروی کار شود. ایجاد یک سیستم مکانیسم تعدیل قیمت قابل پیش بینی و بی طرفانه با استفاده از فرمول ریاضی مشخص می تواند مشکل را حل کند.
غالباٌ مفاد قرارداد را پس از امضا کردن فراموش می کنند بعد ناگهان متوجه تعدیل قیمت می شوند، گاهی تعدیل به دلیل هزینه های نیروی کار است که آگاهی از شاخص هزینه های نیروی کار برای مدیریت اجرای قرارداد راه گشا خواهد بود.

مدیریت اجرای قرارداد در موارد فسخ قرارداد نیز نقش مهمی به عهده دارد که در اینجا به آن مختصرٌا اشاره می شود.

احتمالات فسخ قرارداد شامل موارد زیر می باشد:
۱ اجرای قرارداد
۲ با توافق متقابل
۳ برای تسهیل کار
۴ با تخلف

در این موارد مدیریت اجرای قرارداد در گیر اندازه گیری دقیق منافع ابطالها و هزینه آن خواهد شد، بنابر این حتماٌ این موارد باید توسط مدیریت اجرای قرارداد در قرارداد پیش بینی شود.

ترجمه متون جمع آوری شده اینترنتی

• محدوده فعالیتهای اجرای قرارداد

(Areas of contract management)

1 برنامه نویسی و مذاکره
۲ مدیریت مدارک
۳ مدیریت بنیادی
۴ مدیریت تعهدات
۵ دید قراردادی و آگاهی از مفاد قرارداد
۶ مدیریت تغییرات و مصوبات مربوطه
۷ هماهنگی مراسلات
۸ موافقت نامه های اخلاقی

• مزایای مدیریت کارآمددر اجرای قرارداد

(Benefits of Effective Contract Management)

مدیریت قرارداد کارآمد شامل همان تعهداتی است که مدیریت اجرای قرارداد به عهده می گیرد که شامل موارد زیر می باشد.

۱ اطمینان از دریافت و تحویل کالا و سرویسها
۲ دستیابی به منافع در روند خرید ها و قراردادها
۳ حصول اطمینان از کم کردن هزینه های مربوط به ریسکهای قرارداد در طول اجرای آن
۴ افزایش مزایای مر بوط به فروشندگان و مشتریان
۵ ارتقاء و توسعه مستمر در بدعت گذاری هر چه بیشتر
۶ ایجاد مزایای اضافی برای طرفین با ایجاد ارتباطات بهتر
۷ آگاهی از ارزش پول در خرید کالاها یا سرویس ها
۸ مدیریت قرارداد و نظارت بر فروشندگان در جهت دستیابی به اهداف مورد نظر در امور خرید بسیار حائز اهمیت است.
قرارداد و نظارت بر فروشندگان در صورتی ارزشمند است که مزایای مورد نظر را در طول اجرای قرارداد به درستی تحقق بخشد.
نکته کلیدی در مدیریت مؤثر در اجرای قرارداد داشتن اطلاعات درست و روشن از نتایج و پیا مدهای قرارداد است. این اطلاعات مربوط به فروشندگان و اطمینان از تحویل درست کالاست.

• اصول مدیریت اجرا ی قرارداد

(Contract Management Principles)

1 دستیابی به اهداف
۲ مدیریت قرارداد پیش گیرانه
۳ نظارت بر اعمال فروشندگان
۴ عهده دار مسئولیت ها بودن به عنوان مشتری
۵ اطمینان یافتن از وضوح و صداقت در قرارداد
۶ توسعه هر جه بیشتر ارتباطات
۷ ارتباط مؤثر و باز خوردها
۸ ریسکهای مدیریت

• نقش های مدیریت اجرای قرارداد

Role of the Contract Management

اطمینان پیدا کردن از موارد زیر به عهده مدیر قرارداد است:

۱ اطمینان از حصول کالا و سرویس ها مطابق با SPEC. ها و شروط قرارداد
۲ بازنگری و نظارت بر ریسکهای قرارداد
۳ برقراری ارتباط مؤثر با تمام گروه ها
۴ تغییرات ایجاد شده در قرارداد و تصویب آنها مطابق با مفاد قرارداها، سیاستها و
خط مشی های مرتبط به ان
۵ انجام فعالیتهای مستمر جهت قراردادهای آتی
۶ ثبت اختصاصی مدارک و اسناد
۷ اطمینان از دریافت سرویسها و کالاها یی که صحت آنها قبل از پرداخت پول گواهی
شده اند.

به این ترتیب شخصی که کارشناس مدیریت قرارداد است در طول عملیات خرید به عنوان Contract
Management انتخاب می شودکه مدیریت خرید و انتخاب فروشنده مناسب را مطابق با دستورالعملهای دریافتی از سوی هیأت مدیره و دیگر سیاستهای مرتبط به آن را به عهده می گیرد. وقتی که قرارداد به امضاء طرفین رسید، مدیریت اجرای قرارداد مدیریت های خاص، نیازمندیها و مسئو لیتهای ویژه را طرح ریزی می نماید.

شرایط مندرج در قرارداد و نحوة برنامه ریزی مدیریت قرارداد ونیز قوانین عمومی مسئولیتهای مدیریت قرارداد را تعیین می کنند. به علاوه مدیریت قرارداد نظرات و عقاید را شکل می دهدو تصمیم گیری
می نماید. به این ترتیب انتظار می رود که با تکیه به اصول اخلاقی کلیه فعالیتهای مربوط به خرید، فروشندگان و گروگذاریها به بهترین شکل صورت پذیرد.

• طرح و برنامه ریزی مدیریت اجرای قرارداد

The Contract Management Plan

CMP یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت قرارداد است. CMP در خریدهایی که ارزش و ریسک بالایی دارند برای دستیابی به اهداف خاص طرح ریزی می شود.

CMP شامل موارد زیر می باشد:
۱ مشخص کردن اهداف و نتاج قرارداد و چگونگی مدیریت قرارداد
۲ تعریف نقش ها و وظایف هر یک از طرفین
۳ مشخص کردن نحوة برخورد با تغییرات در شرح قرارداد مطابق قرارداد
۴ توضیح وظایف ضروری جهت حصول اطمینان از نتایج موفقیت آمیز قرارداد و نیز کم کردن ریسک آن

CPM باید تمام اطلاعات ضروری مورد نیاز جهت مدیریت قرارداد را داشته باشد تا به کمک آن مدیریت مؤثر و قابل اجرای قرارداد ممکن شود.

CMP باید شامل موارد زیر باشد:

۱ معیارهای قابل قبول
۲ مدیریت ارتباط و دوستی
۳ تکمیل و تجدید موافقت ها
۴ پیشرفت مستمر
۵ تغییرات قراداد
۶ قراردادهای قابل تحویل
۷ جلسات مدیریت قرارداد
۸ اطلاعات و داده های مدیریتی
۹ مراحل حل اختلاف
۱۰ خرید درست و مبتنی بر اخلاق
۱۱ مدیریت مالی
۱۲ ساختار نظارتی
۱۳ عملیات آزمایش و بازرسی فنی
۱۴ بیمه ها
۱۵ شاخص های انجام کار یا عوامل کلیدی موفقیت
۱۶ پرداخت مقاطع کار
۱۷ انجام نظارت و تهیه گزارش ها
۱۸ فعالیتهای مربوط به کیفیت
۱۹ مدیریت ریسک
۲۰ جدول مدیریت
۲۱ الزامات قانونی و مقرر
۲۲ آموزش
۲۳ ضمانت نامه ها
مدیریت قرارداد باید متناوباً بهC.M.P) )Contract Management Plan مراجعه نماید و در صورت ایجاد تغییرات، آن را تغییر دهد یا اصلاح نماید.

• ریسکهای مدیریت اجرای قرارداد

Contract Management Risk

ریسکها در خرید شامل:

۱ عدم موفقیت در برآوردن شرایط مندرج در قرارداد
۲ مدیریت نامناسب قرارداد
۳ تغییرات غیر مجاز در قرارداد
۴ عدم موفقیت در حصول اهداف استراتژیک خرید
۵ فقدان مالکیت فکری
۶ تغییر در حجم و وسعت کار
۷ کلاهبرداری
۸ فقدان ثبت درست اسناد
۹ رفتار غیر اخلاقی و کشمکش در منافع
۱۰ تغییر یا فقدان افراد کلیدی

این ریسکها باید در دورة مدیریت اجرای قرارداد به حداقل برسند یا حذف شوند. در مواردی که مشکلات بازرسی یا قانونی بروز می کند لازم است که با کمک مشاوران حرفه ای در مراحل اولیه مشکل را حل کند.

• ماتریس مدیریت قرارداد

Contract Management Matrix

برنامه ریزی و تصویب پیشنهادات خرید، اساس کار مدیریت اجرایی قرارداد است. در برنامه ریزیهای انجام شده توسط مدیریت اجرای قرارداد قبل از انعقاد قرارداد ، قراردادها بر اساس ریسک و Value Quadrant طبقه بندی می شوند.

این Quadrant ها به شرح زیر هستند:

ریسک بالا /  ارزش زیادQuadrant 4 ریسک زیاد /  ارزش کمQuadrant 2
ریسک کم /  ارزش زیادQuadrant 3 ریسک کم   /  ارزش کمQuadrant 1

لزوم مدیریت اجرای قرارداد بر اساس ارزش و ریسک قرارداد افزایش می یابد. برای مثال در قراردادهای ساده ایی که ارزش و ریسک کمی دارند، نظارت، ثبت و نگهداری اسناد اصلی و مجوز های پرداخت کارهای مشکلی نیستند اما در قرادادهای بسیار پیچیده و خیلی استراتژیک با ریسکهای بالا و ارزشهای بیشتر جهت نظارت، بایگانی و مجوزهای پرداخت موارد زیر را باید در نظر گرفت:

  • نقش فعال مدیریت قرارداد
  • ایجاد ارتباط بسیار مؤثر و جامع با فروشندگان
  • مکانیزم ارزیابی بسیار جامع

Contract Management Matrix پیوست شمارة ۱ حاوی دستورالعملهای لازم برای هر یک از بخش های خرید در طول مدت اجرای قرارداد است.

• تیم مدیریت اجرای قرارداد

(Contract Management Team & Lines of Communication)

یک نمونه از تیم مدیریت قرارداد و خطوط ارتباطی در زیر نشان داده شده است. ( یک مدیر اجرایی قرارداد و یک مهندس، یک تیم مدیریت قرارداد را تشکیل می دهند و ارتباطاتشان با بخش های دیگر دیده می شود.

• مسئولیت های مدیر اجرای قرارداد و کارشناس قرارداد در تیم مدیریت اجرای قرارداد

(Administration Contracting Officer’s (ACO) & Contract Specialist’s Responsibilities)

مسئولیت های مدیر اجرای قرارداد:

۱ ایجاد تیم مدیریت قرارداد
۲ مذاکره با پیمانکار در مورد تغییرات و قیمت قرارداد
۳ حل و فصل اختلافات
۴ اصلاح ضروری قرارداد به منظور انعکاس تغییرات یا شروط لازم
۵ حصول اطمینان از پرداخت های فوری در قبال صورت و ضعیتهای تصدیق شده پیمانکار
۶ خاتمه دادن به قرارداد در زمان تکمیل قرارداد
۷ خاتمه قرارداد در صورت لزوم به علت قصور یا تسهیلات
۸ جستجوی دستورالعمل یا حمایت از ارگانها و شرکتهای دیگر حقوقی در صورت لزوم
۹ تشریفات اداری
۱۰ صورت وضعیتها
۱۱ نگهداری مدارک قرارداد

نقش هماهنگی در کارها:

۱ هدایت و راهنمایی پیمانکار در جهت اجرای مفاد قرارداد
۲ روشن کردن مفادو شروط قرارداد برای پیمانکار وپاسخ گویی به سؤالات او

نظارت
Surveillance

1 اطمینان از اجرای مفاد قرارداد
۲ تهیه گزارشی از ارزیابی اجرای قرارداد به پیمانکار و مشخص کردن الزاماتی از قراردادکه بطور نامناسب انجام شده اند.
۳ ثبت و ضبط اطلاعات فعالیتهایی از پیمانکار Contract Performance) Information) که بر طبق قرارداد به خوبی انجام شده اند.
۴ وظایف این افراد

(COR) Contract Officer Representative
(COTR) Contracting Officer Technical Representative
(QAE) Quality Assurance Evaluator

شامل:
الف) هماهنگی فعالیتها.
ب) رابط موضوعات فنی قراردادی پیمانکار بودن
پ)همکاری با مهندسی و مدیرخدمات عمومی در خصوص خدمات
ت) بازنگری و هماهنگی فعالیتهای پیمانکار که ممکن است روی فعالیتهای نصب، ما موریت، سیستم، پروژه ها تاثیر داشته باشد
ث) هماهنگی مجوزهای حفاری داده شده به پیمانکار برای بازنگری
ج) خاطر نشان کردن اقدامات اصلی پیمانکار که ممکن است روی سسیستم پیمانکار یا نیاز به پشتیبانی پیمانکار تاثیر داشته باشد
ج) ارائه شکایتهای بجای مشتری به نماینده مدیر اجرایی قرارداد (ACO) جهت رسیدگی

نظارت:
Surveillance

1 بازرسی تضمین کیفیت Quality Assurance Surveillance) ) QASP
2 یکی سازی فعالیت های پیمانکارو استانداردها در بازرسی تضمین کیفیت.
۳ اطمینان از انجام کارها بر طبق استانداردهایی که در قرارداد مطرح شده.
۴ Update کردن و ثبت اطلاعات QASP که در نتیجه تغییرات در قرارداد حاصل شده اند.
۵ نظارت و ثبت مدارک مربوط به پیمانکار مطابق باQASP.
6 سرپرستی و نظارت در Maintenance و operation (O & M ) که حتماٌ مطابق با قرارداد و استانداردها باشد.
۷ بازنگری مدارک پیمانکار جهت اطمینان از اینکه آنها با بخش نصب همکاری دارند و همه فعالیتهای روزانه، در خواست خدمات اضطراری، خدمات مختصر، مجوزهای حفاری، استانداردهای جدید ساخت ، همگی با توجه به شروط قرارئائ انجام می شوند.
۸ بازنگری مدارک در یافت شده ماهانه از پیمانکار جهت اطمینان از دسترسی و تکمیل کار.
۹ سرپرستی و نظارت بر فعالیتهای پیمانکار حهت تاییدیه مطابق بودن با قرارداد.
۱۰ بازنگری Monthly Invoice پیمانکار.
۱۱ پی گیری و تایید پیشرفت اقتصادی سیستم.
۱۲ گزارش فعالیتهای پیمانکار به (ACO)

وظایف مهندسی و مدیریت خدمات عمومی

Base Civil Engineer (BCE) / director of public works (DPW)

وظایفشان توضیح الزامات نصب جهت خدمات می باشد این شروط مربوط به پیمانکار می شود که از طریق (ACO) بیان می شوند. و شامل:

مدیریت اجرایی:
الف) بودجه بندی و برنامه ریزی برای خدمات انحصاری قرارداد
ب) بازنگری مدارک پیمانکار جهت اطمینان از درستی انجام کار
پ) تهیه باز خورد فعالیت پیمانکار جهت COR
ت)ایجاد ارتباطا ت یا قطع ارتباطات در سیستم خدمات
ث) تغییر درایجاد ارتباطاتی که سیستم خدمات را تحت تا ثیر قرار می دهد

هماهنگی در کار

الف) هماهنگی کار از نظر زمانی
ب) تهیه جداول فعالیتهای ساخت که می تواند در سیستم خدمات مؤثر باشد
پ) بازنگری و تایید مجوزهای حفاری ارائه شده توسط پیمانکار
ت)اضافه کردن پیمانکار به عنوان سرپرست و ناظر و تصویب کننده جهت خدمات در جریان اخذ مجوز حفاری نصب
ث) اطمینان از اولویت بندی و درستی در خواست خدمات ضروری و اضطراری

وظایف بخش ایمنی

نظارت در امور:
الف) بازنگری مدارک و فعالیتهای پیمانکار در خصوص ایمنی پرسنل و درستی انجام کار
ب) تهیه مدارک از فعالیتهای ایمن پیمانکار جهت (COR)

وظایف کارسناس محیط زیست:
بررسی فعالیتهای پیمانکار و نیز بررسی و تجزیه و تحلیل تا ثیرات محیطی آن در طول دوره نصب

نظارت و بازرسی شامل:
الف) نظارت و بازرسی دوره ای فعالیتها و مدارک پیمانکار برای اطمینان یافتن از صحت انجام کار توسط پیمانکار بدون ایجاد خسارات محیط زیستی
ب) ارزیابی پاسخ های پیمانکار جهت مطابقت داشتن با قوانین و مقررات
پ) بررسی دوره ای فعالیتهای پر خطر پیمانکار
ت) تحقیق و بررسی جهت تهیه وسایل ایمن سازی بر طبق Data Sheet ها توسط پیمانکار و ارسال آن به محل نصب جهت پرسنل به شکل دوره ای
ث)تحقیق و بررسی دوره ای مدارک جهت آگاهی یافتن از تایید و قبول مواد خطر ناک و نیز طرز استفاده درست از مصالح و انهدام ضایعات و همچنین برنامه ریزی جهت مصرف درست مواد و بازیافت آن
ج) تهیه گزارش از فعالیتهای پیمانکار و تحویل به (COR)

در ادامه بخش های زیر مطرح می شوند:

• Submittal, invoicing and payments
• Quality assurance surveillance plan

Procedure همان است که در موارد قبلی گفته شد با این تفاوت که هر یک از این بخش ها موضوعات مربوط به خود را دارند و بنا بر ماهیت سازمانی فعالیتهای مخصوص به خود را انجام می دهند و کارشناسان مخصوص خود را دارند اما مدیریت اجرای قرارداد در آنها به همان شیوهای است که در موارد قبلی توضیح داده شد. ( در صورت لزوم این دو بخش نیز ترجمه می شوند).

پیوست شماره ۱

ماتریس مدیریت اجرای قرارداد (Contract Management Matrix)

Quadrantارزش زیاد/ریسک زیاد Quadrantارزش زیاد/ریسک کم Quadrantارزش کم/ریسک زیاد Quadrantارزش کم/ریسک کم
فهم و تعریف لزوم مدیریت اجرای قرارداد
قرارداد انعقاد یافته است
یک مدیر قرارداد جهت مدیریت قرارداد منصوب شده است
بی توجهی مدیرت قرارداد به تعهدات
اهداف و لزوم مدیریت اجرای قرارداد در دستورالعمل طرح و برنامه مشخص شده است
یک برنامه مدیریت اجرای قرارداد به صورت مشخص در دستورالعمل ایجاد شده است
یک طرح مدیریت ریسک ویژه تهیه شده است
لزوم جلسات دولتی
حصول اطمینان از اینکه تمامی سیاستگزاریها، خط مشی ها و قانونگزاریها با دستورالعملهای صادره از سوی هیأت خرید و دستورالعملهای مربوط به بخش خصوصی، مالکیت فکری، موافقتنامه های مربوط به تجارت آزاد و … مطابقت دارد
تعریف زمینه های فعالیت مدیریت اجرای قرارداد
تشخیص مشاجرات واقعی یا بالقوه در منافع و چگونگی رسیدگی به آنها
تشخیص و مدیریت ریسکهای مشخص شده ای که در طرح مدیریت اجرای قرارداد دیده می شود
تعیین عملیات مدیریت اجرای قرارداد
در اینجا اضافه کردن لزوم اهداف مدیریت اجرای قراداد
در اینجا اضافه کردن لزوم وجود طرح مدیریت اجرای قراداد
نظارت و بازرسی فعالیتهای فروشندگان در مقابل اهداف قرارداد
نظارت بر فعالیتهای فروشندگان در قبال شروط قرارداد و شاخص های کلیدی انجام کار
جریانClaimهای پرداخت بر طبق قرارداد
ایجاد و نگهداری اسناد و بایگانی درست از ارتباطات با فروشندگان
ایجاد بایگانی قابل اعتماد به صورت کاغذی یا الکترونیکی از تمام فعالیتهای متقابل فروشنده
ثبت پیشرفت در مقاطع کاری و زمانی
جستجوی بازخورد تهیه کننده از مشتریان و گروگذاران
در صورت لزوم تشکیل جلسه با فروشندگان
تشکیل جلسات منظم جهت بازنگری قرارداد با فروشندگان و ثبت نتایج حاصله(به صورت هفتگی، ماهانه، سه ماه یکبار و سالانه)
تقاضاها و بدست آوردن تأییدهای مناسب برای تغییرات در قرارداد برطبق قرارداد،  طرح مدیریت اجرای قرارداد و سیاستهای هیأت مدیره
رفع هرگونه اختلاف و مدیرت موضوعات به طور سریع و از راههای غیررسمی در صورت لزوم
تهیه خلاصه گزارشهای منظم برای مدیر ارشد(در صورت لزوم اخذ نظر کمیسیون)
بازنگری سالانه مدیریت اجرای قرارداد
انجام امور ممیزی و بازدید از سایت
تهیه گزارشهای منظم از فروشندگان برتر و مقدم برای جلسات بازنگری
نظارت و بازنگری ریسکهای مشخص شده در طرح مدیریت اجرای قرارداد


کلمات جستجو شده:

  • مدیریت قرارداد
  • قراردادهای بین المللی
  • قرارداد بین مشتریوفروشنده
  • مدیریت ریسک در قراردادهای نفتی
  • دوره قراردادهای بین المللی
  • مدیریت قراردادها
  • دانلود بررسی آثار قراردادها بین الملل
  • مدیریت قراردادهای بین المللی نفت و گاز
  • مدیریت ریسک در بیمه قراردادهای بین المللی
  • مدیریت قراردادی

21 نظر برای مدیریت قراردادهای بین المللی

  1. جلیل ابراهیم زاده
    آذر ۱۸, ۱۳۹۲

    با سلام
    ضمن تشکر از مطالب خوبتان خواهشمندم این فایل و مسایل مربوط به قراداد ها را برای من ارسال کنید و
    از زحمات شما تشکر میکنم

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  2. آزاده موسایی نژاد
    آذر ۱۴, ۱۳۹۲

    با سلام خسته نباشید خدمت جناب عالی
    مطالب بسیار مفیدی بود ممنون می شم اکه مقاله رو برام ایمیل کنید
    با تشکر از زحمات شما

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  3. احسان
    تیر ۱۳, ۱۳۹۲

    با سلام و دعای خیر
    در صورتی که مقاله را برایم ایمیل نمائید ممنون می شم

    رتبه دهید: Thumb up 1 Thumb down 0

  4. sadat
    اردیبهشت ۱۷, ۱۳۹۲

    سلام خسته نباشی
    درمورد مقاله خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی به جهت استفاده فروان خواهشمند است مطلب را به آدرس اینجانب ایمیل بفرایید. با کمال تشکر فراوان [email protected]

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  5. اکبری
    بهمن ۲۵, ۱۳۹۱

    با تشکر فراوان. خیلی مفید و پرمغز است.
    در صورت امکان برای بنده ارسال بفرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  6. nima
    بهمن ۲۱, ۱۳۹۱

    با سلام لطفا در صورت امکان متن این مفاله را برای من هم ایمیل کنید . از توجه شما متشکرم

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  7. عباس برزگرزاده
    دی ۱۱, ۱۳۹۱

    عالی بود لطفا”ایمیل کنید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  8. hassan tavakoli
    آذر ۱۱, ۱۳۹۱

    ba salam lotfan dar sorate emkan matne fogh ra jahat motale va bahre bardari ersal konid ba tashakor

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  9. babakch
    آبان ۲۷, ۱۳۹۱

    با درود
    مقاله بسسیار عالی بود با سپاس از زحماتتان .
    اگر برایتان امکان دارد برای اینجانب این فایل را ارسال نمایید .
    سپاس بی پایان
    بابک

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  10. جواد
    اردیبهشت ۱, ۱۳۹۱

    اگه ممکنه برای من هم ارسال کنید متاسفانه نتونستم کپی کنم نمی دونم مریم خانوم چطور کپی کردن

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  11. علی
    فروردین ۲۶, ۱۳۹۱

    با سلام احتراما” در صورت امکان مقاله را ایمیل بفرمایید

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  12. علی
    فروردین ۲۶, ۱۳۹۱

    با سلام احتراما” در صورت امکان برایم ایمیل بفرمایید

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  13. م ع م
    فروردین ۱۱, ۱۳۹۱

    سلام باتشکراززحمت علمی که کشیدیداگرممکنه بام ایمل کنیداگردرخصوص بررسی ریسک قراردادهای بین المللی هم مقاله داریدلطفاارسال کنید

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  14. مژده ظریفی
    بهمن ۲۵, ۱۳۹۰

    از مطلب بسیار مفید و کاربردی شما خیلی سپاس گزارم .

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  15. مریم
    دی ۲۶, ۱۳۹۰

    خب خودتون کپی کنید !!!!!!

    خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی*
    نوشته: رضا پاکدامن
    ( فقط بخش مدیریت اجرایی قراردادهای بین المللی)

    *۲- ترجمه متون جمع آوری شده اینترنتی*

    • محدوده فعالیتهای مدیریت اجرای قرارداد
    • مزایای مدیریت کارآمد در اجرای قرارداد
    • اصول مدیریت اجرای قرارداد
    • نقش های مدیریت قرارداد
    • طرح و برنامه ریزی مدیریت اجرای قرارداد
    • ریسکهای مدیریت اجرای قرارداد
    • ماتریس مدیریت اجرای قرارداد
    • تیم مدیریت اجرای قرارداد
    • مسئو لیتهای مدیریت اجرای قرارداد و کارشناسان آن

    *خلاصه ای از کتاب مدیریت قراردادهای بین المللی*

    سخته !!!!!

    رتبه دهید: Thumb up 3 Thumb down 2

  16. الهه نعمانی
    دی ۲۰, ۱۳۹۰

    این مطالب بسیار مفید بود ، در صورت امکان این مقاله رو به آدرس ایمیل اینجانب ارسال کنید. با سپاس فراوان

    رتبه دهید: Thumb up 2 Thumb down 0

  17. ساجده
    دی ۵, ۱۳۹۰

    لطفاً در صورت امکان، مقاله فوق به اینجانب نیز ارسال گردد. با تشکر.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  18. مجید عاشورنیا
    آبان ۲۷, ۱۳۹۰

    با سلام
    خواهشمند است در صورت امکان مقاله یاد شده را به ایمیل اینجانب نیز ارسال فرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  19. Taghizadeh
    مرداد ۳, ۱۳۹۰

    با سلام و تشکر فراوان.
    بسیار مطلب مفید و قابل استفاده ای است. به جهت استفاده فراوان خواهشمند است مطلب را به آدرس اینجانب ایمیل بفرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  20. محمد
    دی ۲۸, ۱۳۸۹

    با تشکر، امکان ارسال اصل مقاله وجود ندارد در صورت هر گونه سوال خاص در باره مقاله مورد نظر از طریق ایمیل تماس حاصل فرمایید.

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

  21. حمید جعفری
    دی ۲۷, ۱۳۸۹

    با تشکر از خانم ژیلا افشین ، مستدعیست در صورت امکان مقاله مذکور را به آدرس ایمیل اینجانب ارسال بفرمائید.
    با تشکر – جعفری

    رتبه دهید: Thumb up 0 Thumb down 0

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شما می‌توانید از این دستورات HTML استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>